• Dogfen lywodraethu sy’n dangos y canlynol:
  • Nodau elusennol addas ar gyfer gwaith gyda phlant a phobl ifanc yn y Deyrnas Unedig
  • Bod eich sefydliad yn un nid-er-elw
  • Byddai unrhyw arian yn cael ei drosglwyddo i fudiad nid-er-elw arall sydd â nodau elusennol tebyg petai eich sefydliad yn cau. Mae hyn weithiau’n cael ei alw’n Gymal Diddymu neu’n Glo Asedau
• Bwrdd llywodraethu (e.e. Ymddiriedolwyr neu Gyfarwyddwyr) gydag o leiaf dri aelod. Dylai o leiaf un aelod fod yn annibynnol
• Byddai ei fwrdd llywodraethu yn cwrdd o leiaf bedair gwaith y flwyddyn

• Cytundeb ysgrifenedig ffurfiol ar gyfer talu unrhyw aelodau o’r bwrdd
• Cyfrifon swyddogol neu gofnodion ariannol y gellir eu defnyddio i gwblhau ein Templed Ariannol
• Rhaid i’r cyfrifon neu’r cofnodion ariannol ddangos bod eich sefydliad yn ddiddyled
• Proses sy’n dangos bod taliadau a thrafodion ariannol yn cael eu hadolygu gan ddau berson sy’n awdurdodi taliadau ac nad ydynt yn perthyn i’w gilydd.

• Polisi Diogelu clir a chadarn yn enw eich sefydliad ei hun
• Cynrychiolydd diogelu a enwir yn y sefydliad
• Hyfforddiant Diogelu priodol a rheolaidd i staff a gwirfoddolwyr
• Archwiliadau cefndir rheolaidd ar bawb sy’n gweithio gyda phlant

Dogfen gyfreithiol yw dogfen lywodraethu sy’n llyfr rheolau ar gyfer y ffordd y bydd eich sefydliad yn gweithredu. Argymhellir ei fod yn cynnwys y canlynol:

• yr hyn y crëwyd eich sefydliad i’w gyflawni (dibenion)
• sut mae’r sefydliad yn mynd ati i gyflawni ei ddibenion (pwerau)
• sut mae’r sefydliad yn cael ei reoli
• beth fydd yn digwydd os bydd y sefydliad yn cau

Dylai hefyd gynnwys manylion am y canlynol:

• pa mor aml mae’r bwrdd llywodraethu’n cwrdd
• sut i benodi aelodau o’r bwrdd llywodraethu ac am ba hyd y gallan nhw weithredu fel aelodau o’r bwrdd llywodraethu

a oes modd talu ymddiriedolwyr a sut byddant yn cael eu talu

Datganiad a oedd yn disgrifio diben y sefydliad. Rhaid i’r nodau fod er budd y cyhoedd a rhaid iddynt fod yn briodol ar gyfer gweithio gyda phlant a phobl ifanc

Mae’r holl incwm yn cael ei ddefnyddio i gyflawni nodau elusennol y mudiad ac nid yw’n cael ei dalu i aelodau, cyfranddalwyr na pherchnogion.

Mae cymal diddymu neu glo asedau yn disgrifio beth fydd yn digwydd i unrhyw eiddo neu arian os bydd y sefydliad yn cau. Dylai’r cymal ddweud eu bod yn cael eu rhoi i sefydliad arall sydd â nodau elusennol.

Rhaid i Gwmnïau Buddiannau Cymunedol gael clo asedau a rhaid i hwnnw enwi’r sefydliad dan sylw y bydd cyllid yn cael ei roi iddo. Dylai fod gan y sefydliad arall hwn nodau elusennol.

Aelodau’r Bwrdd nad ydynt yn perthyn i’w gilydd nac yn byw gyda’i gilydd.

Cyfarfod o holl aelodau’r bwrdd llywodraethu neu’r rhan fwyaf ohonynt. Gall hyn fod ar-lein neu wyneb yn wyneb lle bydd cofnodion neu nodiadau yn cael eu cofnodi i ddangos yr hyn a drafodwyd ac unrhyw benderfyniadau a wnaed.

Mae gwerth eich asedau (arian parod, eiddo ac ati) yn fwy na gwerth eich rhwymedigaethau (benthyciadau, cyflogau staff, biliau cyfleustodau ac ati)

Os ydych chi’n talu aelodau o’ch corff llywodraethu am wasanaethau y tu allan i’w rôl fel aelod o’r corff llywodraethu (e.e. fel ymgynghorydd neu aelod staff sesiynol) dylai fod gennych y canlynol:

• cytundeb ysgrifenedig sy’n esbonio beth y gellir talu i aelod o’r corff llywodraethu am ei wneud. Pryd, a pha mor aml y gellir eu talu, a faint y gellir eu talu
• polisi gwrthdaro buddiannau ar waith sy’n nodi sut y bydd y corff llywodraethu yn rheoli penderfyniadau ynghylch taliadau i unigolyn

Os ydych chi’n elusen sydd wedi’i chofrestru gyda’r Comisiwn Elusennau yng Nghymru a Lloegr, rhaid i hyn fod wedi’i nodi yn nogfen lywodraethu eich sefydliad neu mewn dogfen arall y cytunwyd arni gan y Comisiwn Elusennau.

Os ydych chi’n elusen gofrestredig yn yr Alban, rhaid i chi fodloni’r holl amodau canlynol:

• ni ddylai dogfen lywodraethu’r elusen gynnwys unrhyw beth sy’n dweud na allwch chi dalu aelod o’ch corff llywodraethu
• mae llai na hanner ymddiriedolwyr yr elusen yn cael eu talu gan yr elusen
• mae cytundeb ysgrifenedig rhwng yr elusen ac ymddiriedolwr yr elusen
• mae’r cytundeb ysgrifenedig yn nodi’r uchafswm y mae modd ei dalu, ac
• mae ymddiriedolwyr yr elusen wedi cymeradwyo’r taliad

Os ydych chi’n elusen sydd wedi’i chofrestru yng Ngogledd Iwerddon, rhaid i chi fodloni’r amodau canlynol:

• rhaid cael cytundeb ysgrifenedig rhwng yr elusen ac ymddiriedolwr yr elusen neu’r person cysylltiedig yn nodi’r swm neu’r swm mwyaf y mae modd ei dalu
• rhaid i ymddiriedolwyr yr elusen gymeradwyo’r cytundeb
• mae llai na hanner ymddiriedolwyr yr elusen yn cael eu talu gan yr elusen
• ni ddylai dogfen lywodraethu’r elusen gynnwys unrhyw beth sy’n dweud na allwch chi dalu aelod o’ch corff llywodraethu
• ni ddylai ymddiriedolwr yr elusen sy’n cael ei dalu gymryd rhan mewn unrhyw benderfyniadau ynghylch gwneud y cytundeb, pa mor dderbyniol yw’r gwasanaeth a ddarperir, na gosod y pris

Os ydych chi’n Gwmni Buddiannau Cymunedol rhaid nodi hyn yn glir yn eich dogfen lywodraethu.

Nid ydym yn gofyn i chi gyflwyno eich cyfrifon swyddogol ar hyn o bryd. Fodd bynnag, rydyn ni’n disgwyl i bob sefydliad fod â chyfrifon sydd wedi’u cymeradwyo’n ffurfiol. I gael eu cymeradwyo’n ffurfiol, rhaid i Gadeirydd neu Drysorydd eich bwrdd llywodraethu fod wedi llofnodi copi o’ch cyfrifon. Rydyn ni’n disgwyl y bydd hwn ar gael os byddwn yn gofyn amdano fel rhan o’r broses ymgeisio.

Dylai eich cyfrifon:

• fod yn ddim mwy na 18 mis oed a dylai Cadeirydd neu Drysorydd eich Corff Llywodraethu fod wedi’u llofnodi a’u ddyddio
• gynnwys datganiad incwm sy’n dangos yr holl incwm a gwariant a mantolen sy’n rhoi manylion eich asedau, eich rhwymedigaethau a’ch cronfeydd wrth gefn

Yn ddelfrydol, dylid rhannu eich incwm, eich gwariant a’ch cronfeydd wrth gefn yn weithgareddau/cronfeydd anghyfyngedig a chyfyngedig. Fodd bynnag, rydyn ni’n cydnabod nad yw rheoleiddiwr rhai sefydliadau yn eu gorchymyn i wneud hyn.

Os yw eich sefydliad chi’n newydd ac nad oes ganddo gyfrifon eto, byddem yn gofyn i chi ddarparu rhagolwg ariannol os yw eich sefydliad ond yn gweithredu ers 12-18 mis. Dylai rhagolwg ariannol gynnwys isafswm yr incwm a’r gwariant a ragwelir gyda rhywfaint o gynllunio / eglurder ynghylch sut y byddwch chi’n codi arian.

Os nad oes gennych chi ddogfen cyfrifon, gallwch ddefnyddio ein Templed Ariannol. I lenwi hwn, bydd angen i chi gael cofnod o’ch incwm, eich gwariant a’ch cronfeydd wrth gefn, yn ogystal â dadansoddiad o unrhyw asedau a rhwymedigaethau.

Dim ond at ddiben penodol y mae modd defnyddio Cronfeydd Cyfyngedig. Er enghraifft: mae ond yn bosibl gwario grant gan gyllidwr i gyflawni prosiect ar y prosiect hwnnw’n unig.

Mae cronfeydd anghyfyngedig yn grantiau neu’n rhoddion y gellir eu defnyddio mewn unrhyw ffordd sy’n briodol i gyflawni nodau elusennol y mudiad. Mae rhoddion gan aelodau o’ch cymuned leol yn enghraifft o roddion anghyfyngedig.

Mae ased yn adnodd sy’n eiddo i sefydliad sydd â gwerth. Maen nhw’n eiddo neu’n eitemau y mae modd eu gwerthu neu eu cyfnewid am arian parod. Enghreifftiau o asedau:

• Arian parod
• Buddsoddiadau
• Offer swyddfa neu beiriannau
• Eiddo
• Cerbydau sy’n eiddo i’r cwmni

Mae rhwymedigaeth yn rhywbeth sy’n ddyledus gan un sefydliad i sefydliad arall. Dyma enghreifftiau o rwymedigaethau:

• Benthyciadau banc neu morgeisi
• Arian sy’n ddyledus i gyflenwyr
• Cyflogau staff

Mae hwn yn bolisi yn enw eich sefydliad ei hun.

Mae eich Polisi Diogelu Plant yn cynnwys camau clir i’w cymryd os bydd digwyddiad neu ddatgeliad yn codi, gan gynnwys pwy i roi gwybod iddynt a sut i gysylltu â nhw.

Mae’r unigolyn hwn yn cael ei alw’n ‘Arweinydd Diogelu Dynodedig’ fel arfer. Maen nhw’n gyfrifol am reoli atgyfeiriadau i’r gwasanaethau cymdeithasol, rhoi gwybod pan fyddant yn dod ar draws problemau a diweddaru cofnodion mewnol. Dylent gael yr wybodaeth ddiweddaraf am unrhyw newidiadau yn y maes hwn a mynychu hyfforddiant i’w cefnogi i gyflawni eu rôl. Mae rhagor o wybodaeth ar gael yma.

• Dylai eich hyfforddiant Diogelu gael ei ddarparu i’r holl staff, gwirfoddolwyr ac aelodau’r bwrdd sy’n cael cyswllt wyneb yn wyneb â Phlant a Phobl Ifanc. Rhaid i Hyfforddiant fod yn briodol i natur y gwaith sy’n cael ei gyflawni, a rhaid iddo gael ei adnewyddu’n rheolaidd. Rydyn ni’n awgrymu bod hyn yn digwydd o leiaf unwaith bob tair blynedd.
• Dylai’r hyfforddiant roi sylw i arferion gorau o ran Diogelu a briffio ar bolisïau a gweithdrefnau Diogelu’r sefydliad

Mae’n cynnal archwiliadau cefndir perthnasol ar bawb sy’n gweithio gyda phlant h.y. y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd yng Nghymru a Lloegr, Disclosure Scotland yn yr Alban neu Access NI yng Ngogledd Iwerddon. Mae hyn yn cynnwys yr holl staff, y pwyllgor rheoli, ymddiriedolwyr, neu wirfoddolwyr, sy’n cael cyswllt uniongyrchol â phlant. Rhaid diweddaru archwiliadau’n rheolaidd. Rydyn ni’n awgrymu bod hyn yn digwydd o leiaf unwaith bob tair blynedd.

Os ydych chi yng Nghymru neu yn Lloegr ac yn defnyddio’r Gwasanaeth Diweddaru, dylai fod gennych broses ar waith i wirio’n rheolaidd a oes unrhyw ddiweddariadau neu newidiadau wedi bod. Rydyn ni’n awgrymu bod hyn yn digwydd o leiaf unwaith bob tair blynedd.

Os ydych chi yn yr Alban ac yn defnyddio gwiriad PVG Disclosure Scotland, does dim rhaid i chi ddiweddaru na gwirio gwiriadau cefndir gan fod Disclosure Scotland yn monitro hyn yn barhaus.